精選文章

文-何坤謙 (Tony)
製造業PLM解決方案

落實知識管理

一般之建置將依據個別企業文化與需求之不同而有不同之建置方式，筆者在這裡僅提供一般性建置原則，提供參考。

 

知識管理系統建置階段

第一階段：收集資料及企業e化

知識管理規劃的首要工作為收集資訊，藉由知識管理小組的成立，將企業內外之相關資料進行分析及歸類工作，以利於厘清知識管理範疇及其所應遵循之方向，並訂定合適策略及發展知識模型(Knowledge Model)，另外檔e化及流程作業e化亦應於初步階段即規劃完成。
成功要件：(Sourced from book “PROGRAM MANAGEMENT 2000: Know the Way”)

1.建立領導機制(Provide Leadership)
2.成立跨單位小組(Establish Cross-Functional Teams)
3.確立e化流程(Ensure that a Process is in Place)

第二階段：建立知識系統架構

知識管理規劃的第二階段任務即為建立明確且符合實際運作之知識地圖及知識結構，藉由資訊技術的協助將有助於企業將收集到的資料有系統的儲存與未來快速的擷取，缺乏系統化的知識結構，將造成日後擷取資料與整合資料與創造知識的大量時間浪費。
成功要件：(Sourced from book “PROGRAM MANAGEMENT 2000: Know the Way”)

1.採用資訊科技(Develop or Implement Technology to Make KM Flourish)
2.培養分享文化(Develop and Nurture a Sharing Culture)

第三階段：善用知識傳播工具

善用知識傳播工具將是知識管理規劃工作中的誘因，易用而實務之工具將可引起使用者的興趣，進而主動配合相關工作，並且促使知識衍生及知識創新，並且將知識傳播至需要使用的人。反之，不適當的傳播工具將引起使用者抗拒心理及不願意配合情況，最終效益將因而大打折扣。
成功要件：(Sourced from book “PROGRAM MANAGEMENT 2000: Know the Way”)

1.展示系統效益(Demonstrate the Value of KM to Encourage Buy-in)
2.嵌置於企業運作中(View KM as a Work in Progress)

系統建置步驟

目前業界對於引進知識管理系統的方式與步驟眾說紛紜，實在很難有一個標準，筆者僅以敦陽推廣知識管理的經驗規劃出幾個主要步驟，分別以步驟目標、執行活動、與步驟產出等專案加以說明：

一、尋求共識

步驟目標：
藉由實施研討會以確認企業現況和未來目標，同時必須從策略、流程、資訊技術、及人與組織等觀點整理出未來系統導入方向與方法，以建立項目導入策略與共識。

執行活動：
1.舉辦研討會
2.建立專案團隊
3.評估現狀
4.決定專案關鍵因素
5.溝通專案管理議題
6.導入規劃

步驟產出：
1.團隊組織結構
2.現況評估結果
3.導入規劃書
   
二、系統設計

步驟目標：
本步驟的目標在於設計系統架構與操作功能，作法將以選定之Pilot-run產品開發專案為基礎，並建立推行小組與實施教育訓練進行系統建構工作，同步進行功能驗證與測試，並確保日後上線系統之穩定性與功能整體性。

執行活動：
1.企業流程分析
2.管理系統分析
3.管理系統設計
4.擬定系統變更方案
5.建構Pilot-run專案
6.系統模擬上線測試

步驟產出：
1.系統分析報告
2.雛形系統(需通過選定先行專案之整體作業程式測試)
3.Pilot-run系統功能測試報告

三、全面導入

步驟目標：
本步驟是在企業中全面推動知識管理系統、重點工作包括決定推行單位與實施系統範圍，並依據實際狀況決定實施階段，逐步實現。值得注意的是必須避免操之過及而得到使用者反彈之負面效應。

執行活動：
1.初步成果說明(第二步驟執行成果)
2.效益分析(Pilot-run專案效益分析)
3.舉辦研討會
4.導入上線規劃
5.系統架設
6.教育訓練

步驟產出：
1.Pilot-run專案效益分析報告
2.導入上線規劃書
3.系統全面性安裝
4.教育訓練手冊

四、系統優化

步驟目標：
針對使用者之使用狀況，推行小組必須觀察與評估，並提出連串之系統改善計畫，以求日後系統持續使用之最大方便性與效益，並評估導入前所規劃之企業目標達成情況。

執行活動：
1.使用者意見調查
2.系統功能修正
3.使用介面修正
4.正式版Release

步驟產出：
1.使用者使用意見調查結果
2.系統改善計畫書
3.正式版系統光碟片

五、評估與維護

步驟目標：
只要企業活動未停止，知識管理系統將永續進行，因此必須針對上線之系統持續效益評估與維護，以隨時發揮系統最大效益。

執行活動：
1.專案成果發表會
2.系統持續維護
3.結案

步驟產出：
1.結案書
2.系統持續改善計畫書

一旦企業達成知識管理之各方向規劃及導入之後，最後也是最重要的工作即為整合工作，一般為資料關聯整合，如此之知識管理規劃結果將可因用戶習慣不同與任務差異而使用不同之系統功能與介面，如專案管理者將有完善之專案規劃及流程管理功能介面；知識管理中心有知識控管及發行管理功能；一般用戶則有隨時隨地且易用之知識分享介面…等。

結語
推動知識管理對於企業而言是一影響深遠且必須深思熟慮之整體策略，專案推動過程中也勢必需要投入不小之成本，因而任一專案推動前均需審慎評估專案成功效益與風險。尤其是成功導入所必須考慮之三個策略因素：People Strategy、Process Strategy、Technology Strategy。

 
成功執行知識管理專案三要素：People、Process、Technology